Solicitudes de reconocimiento previo de firma para legalización de documentos que puedan surtir efecto en el extranjero

 

1. ¿Qué es el reconocimiento previo de firma?

El reconocimiento previo de firma es un trámite administrativo que permite verificar la autenticidad de la firma de determinados documentos antes de su legalización o apostilla para surtir efecto en el extranjero. Su correcta gestión garantiza la validez internacional de los documentos.

A continuación, se señala la información necesaria para determinar si un documento requiere reconocimiento previo de firma y cómo debe tramitarse, así como los criterios y procedimientos aplicables según el tipo de documento, la autoridad firmante y el país de destino.

2. ¿Qué documentos SÍ necesitan reconocimiento previo de firma en el Ministerio de Sanidad?

Debe solicitarse cuando el documento tiene firma electrónica con CSV (Código Seguro de Verificación) y está vinculado con las competencias asumidas por:

• La Dirección General de Ordenación Profesional en materia de profesiones sanitarias.
• La Subdirección General de Sanidad Ambiental y Salud Laboral, dependiente de la Dirección General de Salud Pública y Equidad en Salud en materia de salud ambiental.
• La Agencia Española de Medicamentos y Productos Sanitarios (AEMPS) en materia de exportación de productos farmacéuticos o cosméticos- VER APARTADO 8.

3. ¿Qué documentos NO necesitan reconocimiento previo de firma?

Los documentos con firma manuscrita (ológrafa) emitidos por autoridades dependientes o adscritas al Ministerio de Sanidad no requieren reconocimiento previo, ya que sus firmas están previamente registradas. Pueden presentarse directamente para su legalización en:

• Ministerio de Justicia (consultar apartado 5).
• Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación (consultar apartado 5).

4. Procedimiento para la presentación de documentación destinada al reconocimiento previo de firma en el Ministerio de Sanidad

• La documentación cuyo país de destino sea firmante del Convenio de la Haya, deberá ser remitida exclusivamente por correo electrónico, a la dirección sgrioi@sanidad.gob.es.
  El listado de países y territorios adheridos al Convenio de 1961 suprimiendo la exigencia de legalización de los documentos públicos extranjeros ("Apostilla de la Haya") puede consultarse en el siguiente enlace: 

  Estados firmantes del Convenio de la Haya de 5 de octubre de 1961

  Una vez reconocida la firma y apostillado el documento de forma electrónica recibirá un correo de Justicia con un enlace en el que podrá descargarse tanto el documento legalizado por la Unidad de Legalizaciones del Ministerio de Sanidad como el certificado de la apostilla emitido por el Ministerio de Presidencia, Justicia y Relaciones con las Cortes, no siendo necesario ningún trámite adicional.

• La documentación destinada a países no firmantes del convenio de la Haya, debe presentarse por correo postal o entrega presencial en la Oficina de Asistencia en Materia de Registro del Ministerio de Sanidad.
  La devolución de documentos se realizará mediante correo certificado, sin coste para la persona interesada.

Documentos para presentar:

• Solicitud oficial (descárguela en el enlace actualizado): Debe cumplimentarse electrónicamente y firmarse. Debe incluir nombre completo o razón social, dirección postal y dirección de correo electrónico.
• Documentos cuya firma se desea reconocer (en formato pdf).

Una vez reconocida la firma es necesario proceder a la legalización del documento.

5. Legalización de documentos con destino a países NO firmantes del Convenio de La Haya de 1961

• Solicitar la legalización al servicio de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación:

    https://www.exteriores.gob.es/es/ServiciosAlCiudadano/Paginas/Legalizacion-y-apostilla.aspx

• Posteriormente requerirán su legalización por la Representación Diplomática del país donde han de surtir efecto.

 El siguiente diagrama describe el flujo del procedimiento de solicitud de reconocimiento de firma (en caso de documentos expedidos por la AEMPS y firmados electrónicamente- consultar apartado 8).

 

6. Documentación firmada por autoridades no adscritas al Ministerio de Sanidad

Si se trata de documentación firmada por una autoridad que NO pertenece o no está adscrita al Ministerio de Sanidad y que NO está relacionada con la exportación de productos o complementos alimenticios debe contactar con la administración que corresponda para obtener información sobre el reconocimiento de la firma.

7. Documentación relativa a la exportación de productos o complementos alimenticios desde España a terceros países

Debe consultar con la Subdirección General de Sanidad Exterior, a la que corresponde la gestión. Se recomienda pedir cita previa mediante correo electrónico para entregar la documentación de forma presencial en las dependencias de la Subdirección General de Sanidad Exterior, con el fin de gestionar la autorización de entrada al Ministerio con el Área de Seguridad.

8. Documentos de la AEMPS firmados electrónicamente (p.e certificados de exportación de productos farmacéuticos o cosméticos)

Los documentos expedidos por la AEMPS y firmados electrónicamente pueden verificarse mediante su Código Seguro de Verificación (CSV), lo que permite comprobar su autenticidad e integridad en la Sede Electrónica de la Agencia, en el siguiente enlace:

AEMPS

• Documentos destinados a países firmantes del Convenio de La Haya
• • Algunos documentos ya han sido apostillados electrónicamente. En estos casos, el resultado de la consulta mediante CSV mostrará dos enlaces de descarga:

Pulse el siguiente enlace para descargar el documento: xxxxxxxxxxxxxxxxx.pdf

Pulse el siguiente enlace para descargar el documento: xxxxxxxxxxxxxxxxx-INT.pdf

• • • El primero es el certificado de apostilla electrónica, plenamente válido, por lo que no será necesario realizar ningún trámite adicional, incluido el reconocimiento de firma en el Ministerio de Sanidad, suprimiéndose la exigencia de legalización.
    • El segundo corresponde al documento íntegro, que permite comparar la versión descargada de la sede electrónica con la que tiene el interesado y verificar su autenticidad.

  • En los casos en que el documento no ha sido apostillado, al realizar la consulta dicho documento se mostrará en la pantalla pudiendo descargarlo e imprimirlo igualmente. 
    En estos casos, también debe solicitar el apostillado del documento de forma automática, a través de la sede electrónica del Ministerio de la Presidencia, Justicia y Relaciones con las Cortes en el siguiente enlace:

    https://sede.mjusticia.gob.es/es/tramites/apostilla-electronica

    Esto evita la necesidad del reconocimiento previo de firma por el Ministerio de Sanidad como paso previo a su apostillado. Para ello debe seguir los siguientes pasos:

    Apostillado de documentos electrónicos expedidos por la Agencia Española de Medicamentos y Productos Sanitarios

•  Documentos destinados a países no firmantes del Convenio de La Haya

 Para los documentos dirigidos a países no firmantes del Convenio de La Haya, debe seguirse el procedimiento habitual:

1. 1. Solicitar el reconocimiento previo de firma en el Ministerio de Sanidad.
   2. Una vez realizado este trámite, solicitar la legalización en el MAUEC.    

   Posteriormente requerirán su legalización por la Representación Diplomática del país donde han de surtir efecto.

9. Errores frecuentes:

• Solicitud sin firma válida:
  • No firmada, o
  • Firmado electrónicamente sin CSV (En estos casos se requerirá subsanación).
• Solicitud cumplimentada a mano: No se aceptan formularios manuscritos, se recomienda cumplimentar en ordenador para que los datos sean legibles y no se produzcan errores en el envío por correo certificado.
• Solicitud de firma de una autoridad ajena al Ministerio de Sanidad: Si no es una autoridad del Ministerio de Sanidad y no es documentación de exportación de alimentos, debe gestionarse con la administración correspondiente.
• Documentos con firma manuscrita que no son originales ni copias autentificadas:
  • No se reconocen firmas en fotocopias o documentos digitalizados.
  • Sí se reconocen documentos con firma electrónica con CSV.
  • Los originales con firma manuscrita pueden legalizarse directamente en Justicia o Exteriores.
• Documentos impresos a doble cara: Deben imprimirse a una sola cara para permitir adherir la nota de reconocimiento

10. Preguntas frecuentes

¿El documento trata sobre exportación de alimentos o complementos alimenticios?

• Sí: Gestionar con Sanidad Exterior. Tras su gestión deberá tramitar los documentos para su legalización en el Ministerio de Asuntos Exteriores o si el país de destino ha firmado el Convenio de La Haya de 1961 en el Ministerio de Justicia para que sean apostillados.
• No: comprobar si se trata de una autoridad perteneciente o adscrita al Ministerio de Sanidad.

¿El documento está firmado por una autoridad del Ministerio de Sanidad (incluye AEMPS)?

• No: No es competencia del Ministerio de Sanidad.
• Sí: comprobar firma CSV.

¿El documento tiene firma electrónica con CSV?

• No (firma manuscrita): Si el documento es original, puede legalizarse directamente en el Ministerio de la Presidencia, Justicia y Relaciones con las Cortes o Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación.
• Sí: Consultar apartados 4, 5 y 8 del presente documento.

Instrucciones de solicitudes de reconocimiento previo de firma VERSIÓN PARA IMPRIMIR

Texto editado por última vez el 25 de septiembre de 2026