Solicitudes de reconocimiento previo de firma para legalización de documentos que puedan surtir efecto en el extranjero

 

1. ¿Qué es el reconocimiento previo de firma?

El reconocimiento previo de firma es un trámite administrativo que permite verificar la autenticidad de la firma de determinados documentos antes de su legalización o apostilla para surtir efecto en el extranjero. Su correcta gestión garantiza la validez internacional de los documentos.

A continuación, se señala la información necesaria para determinar si un documento requiere reconocimiento previo de firma y cómo debe tramitarse, así como los criterios y procedimientos aplicables según el tipo de documento, la autoridad firmante y el país de destino.

2. ¿Qué documentos SÍ necesitan reconocimiento previo de firma en el Ministerio de Sanidad?

Debe solicitarse cuando el documento tiene firma electrónica con CSV (Código Seguro de Verificación) y está relacionado con:

• Autoridades de Ordenación Profesional
• Sanidad Ambiental
• Exportación de productos farmacéuticos o cosméticos (AEMPS)- VER APARTADO 8.

3. ¿Qué documentos NO necesitan reconocimiento previo de firma?

Los documentos con firma manuscrita (ológrafa) emitidos por autoridades dependientes o adscritas al Ministerio de Sanidad no requieren reconocimiento previo, ya que sus firmas están previamente registradas. Pueden presentarse directamente para su legalización en:

• Ministerio de Justicia (consultar apartado 5).
• Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación (consultar apartado 5).

4. Procedimiento para presentar documentación para proceder al reconocimiento previo de firma en el Ministerio de Sanidad

La solicitud debe presentarse en la Oficina de Asistencia en Materia de Registro del Ministerio de Sanidad, por correo postal o entrega presencial en el Registro del Ministerio de Sanidad. La devolución de documentos se realizará mediante:
- Correo certificado, sin coste para la persona interesada, en caso de que los documentos se hayan presentado en formato físico (por correo postal o en la Oficina de Registro).

Documentos a presentar:

• Solicitud oficial (descárguela en el enlace actualizado): Debe cumplimentarse electrónicamente y firmarse. Además, debe incluir nombre completo o razón social, dirección postal y dirección de correo electrónico.
• Documentos cuya firma se desea reconocer.

Una vez reconocida la firma es necesario proceder a la legalización del documento.

5. Legalización del documento:

El trámite posterior depende del país de destino.

Hay dos posibilidades, según el país de destino haya firmado el convenio de La Haya de 1961 o no. El listado de países y territorios adheridos al Convenio de 1961 suprimiendo la exigencia de legalización de los documentos públicos extranjeros ("Apostilla de la Haya") puede consultarte en el siguiente enlace:
Listado de los Estados firmantes del Convenio de la Haya de 5 de octubre de 1961

-País de destino ha firmado convenio de La Apostilla de La Haya

• Solicitar al Ministerio de Justicia en la Oficina Central de Atención al Ciudadano: 

https://www.mjusticia.gob.es/es/ciudadanos/tramites/legalizacion-unica-apostilla  
• También es posible la tramitación de la apostilla de La Haya en las secretarías de gobierno de los Tribunales Superiores de Justicia de cada comunidad autónoma y de las ciudades de Ceuta y Melilla.

- País de destino NO ha firmado convenio de La Apostilla de La Haya

• Solicitar la legalización al servicio de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación: 

https://www.exteriores.gob.es/es/ServiciosAlCiudadano/Paginas/Legalizacion-y-apostilla.aspx   .
• Posteriormente se debe hacer otra gestión en la embajada o consulado extranjero en España del país en el cual vaya a surtir efecto el documento.

El siguiente diagrama describe el flujo del procedimiento de solicitud de reconocimiento de firma (en caso de documentos expedidos por la AEMPS y firmados electrónicamente- consultar apartado 8).

 

6. Contacto con otras administraciones

Si se trata de documentación firmada por una autoridad que NO pertenece o no está adscrita al Ministerio de Sanidad y que NO está relacionada con la exportación de productos o complementos alimenticios debe contactar con la administración que corresponda para obtener información sobre el reconocimiento de la firma.

7. Documentación relativa a la exportación de productos o complementos alimenticios desde España a terceros países

Debe consultar la Subdirección General de Sanidad Exterior, a quien corresponde la gestión. Es posible pedir cita previa mediante correo electrónico para entregar la documentación de forma presencial en las dependencias de la Subdirección General de Sanidad Exterior. Para más información puede visitar el siguiente enlace

8. Documentos de la AEMPS firmados electrónicamente (p.e certificados de exportación de productos farmacéuticos o cosméticos)

Pueden darse 2 situaciones:

-  Aquellos certificados expedidos por la AEMPS, firmados con su sello digital y con CSV, dirigidos a un país firmante del Convenio de la Haya, aparecerán directamente con un documento adjunto emitido por el Ministerio de Justicia (APOSTILLA). En estos casos, esa APOSTILLA ya es válida y no requiere ningún otro trámite por parte del interesado (tampoco el reconocimiento previo de firma).

- Aquellos certificados expedidos por la AEMPS, firmados con su sello digital y con CSV, dirigidos a un país NO firmante del Convenio de la Haya, no aparecerá ningún documento del Ministerio de Justicia y por tanto deberán proceder al reconocimiento previo de firma del modo indicado en los apartados 4 y 5 de este documento.

9. Errores frecuentes:

• Solicitud sin firma válida:
  • No firmada
  • Firmado electrónicamente sin CSV (En estos casos se requerirá subsanación en un plazo de 10 días).
• Solicitud cumplimentada a mano: No se aceptan formularios manuscritos.
• Solicitud de firma de una autoridad ajena al Ministerio de Sanidad: Si no pertenece al Ministerio y no es documentación de exportación de alimentos, debe gestionarse con la administración correspondiente.
• Documentos con firma manuscrita que no son originales ni copias autentificadas:
  • No se reconocen firmas en fotocopias o documentos digitalizados.
  • Sí se reconocen documentos con firma electrónica con CSV.
  • Los originales con firma manuscrita pueden legalizarse directamente en Justicia o Exteriores.
• Documentos impresos a doble cara: Deben imprimirse a una sola cara para permitir adherir la nota de reconocimiento

10. Preguntas frecuentes

¿El documento trata sobre exportación de alimentos o complementos alimenticios?

• Sí: Gestionar con Sanidad Exterior. Tras su gestión deberá tramitar los documentos para su legalización en el Ministerio de Asuntos Exteriores o si el país de destino ha firmado el Convenio de La Haya de 1961 en el Ministerio de Justicia para que sean apostillados.
• No: comprobar si se trata de una autoridad perteneciente o adscrita al Ministerio de Sanidad.

¿El documento está firmado por una autoridad del Ministerio de Sanidad (incluye AEMPS)?

• No: No es competencia del Ministerio de Sanidad.
• Sí: comprobar firma CSV.

¿El documento tiene firma electrónica con CSV?

• No (firma manuscrita): Puede legalizarse directamente en Ministerio de Justicia o Ministerio de Asuntos Exteriores.
• Sí: Consultar apartados 4, 5 y 8 del presente documento.

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Texto editado por última vez el 2 de junio de 2026